Business case: como estruturar e viabilizar seu projeto de inovação
Imagine uma empresa do setor de tecnologia que está considerando lançar um novo produto baseado em inteligência artificial. Embora a ideia tenha grande potencial de transformar o mercado e gerar novas fontes de receita para o negócio, a diretoria fica receosa em aprová-la, principalmente devido à incerteza sobre sua aderência e seu alto custo inicial. Em um exemplo como esse, compreender o que é um business case pode fazer a diferença para construir um argumento convincente e reduzir as dúvidas.
Para que o board de uma organização se sinta seguro em aprovar qualquer projeto inovador, um business case bem estruturado é fundamental, não só para mostrar os benefícios estratégicos e financeiros da proposta, mas também a viabilidade do investimento no contexto atual do mercado.
De acordo com aúltima Pesquisa Global da McKinsey sobre a construção de novos negócios, realizada com mais de mil líderes empresariais de 75 países, empresas que priorizam a criação de novos negócios tendem a crescer mais rapidamente, mesmo em períodos de alta volatilidade econômica.
Apesar desse cenário promissor, muitas vezes, a incerteza e o risco associados às iniciativas de inovação podem gerar resistência – e é aí que o business case vira um elemento-chave.
O que é business case e como utilizá-lo para convencer stakeholders?
Um business case é um documento que
apresenta de forma clara e estruturada os fundamentos para a implementação de um novo projeto dentro de uma organização.
Sua principal função é demonstrar a viabilidade da proposta, considerando fatores como benefícios, retorno sobre investimento (ROI), riscos e custos envolvidos.
No contexto de inovação, ele serve como uma ferramenta essencial para convencer stakeholders e diretores a aprovarem novos investimentos, mostrando de forma convincente que a ideia de produto ou serviço apresentada tem potencial para gerar valor e alavancar o crescimento da empresa. Mais à frente falaremos sobre como montar um business case detalhado, avaliando custos, benefícios e alternativas viáveis.
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Diferenças entre business case e business plan
Muitas vezes, ao procurar por um exemplo de business case, é comum confundi-lo com um business plan. No entanto, os dois têm finalidades distintas.
O primeiro é mais focado, centrando-se na justificativa financeira e estratégica para um projeto específico, geralmente em fase inicial ou de concepção.
Já o segundo, é um documento mais abrangente, que detalha a estratégia de um novo negócio ou produto, incluindo o mercado-alvo, a concorrência e os modelos operacionais.
O business case e a abordagem correta com o C-suite
Apresentar uma iniciativa de inovação a executivos do mais alto escalão de uma empresa não costuma ser uma tarefa fácil. E, sem uma abordagem estratégica, a missão fica ainda mais difícil.
Antes de qualquer coisa, é preciso entender que o C-suite (CEOs, CFOs e outros C-levels) de grandes corporações costuma ser mais conservador e focado em resultados financeiros e na mitigação de riscos.
Ao lançar uma proposta para sua aprovação, portanto, a equipe responsável precisa
demonstrar que a ideia tem alto potencial de gerar resultados tangíveis, sem comprometer recursos ou desviar a atenção das prioridades principais da companhia.
Na Play Studio, acreditamos que o sucesso dessa aprovação depende de um processo cuidadoso e extenso de estudo e exploração.
Não por acaso, antes de apresentar uma proposta final, investimos tempo significativo na análise de viabilidade das teses de inovação. Esse processo envolve a realização de pesquisas detalhadas, testes de mercado e a definição clara do impacto financeiro potencial.
O objetivo é garantir que as ideias não apenas sejam viáveis, mas também tenham um retorno financeiro claro e mensurável, além de estarem alinhadas com a estratégia geral da organização.
Esse enfoque de exploração prévia é fundamental para otimizar recursos e tempo durante a implementação do projeto. Afinal, com uma análise aprofundada, é possível evitar falhas de execução e garantir que os recursos sejam alocados de maneira eficaz, com o mínimo de desperdício.
Dessa forma, ao apresentar um business case ao C-suite, a proposta já estará embasada por dados e estudos sólidos, demonstrando a viabilidade financeira e estratégica da inovação, o que aumenta significativamente as chances de sucesso na aprovação do projeto.
Como montar um business case?
A estrutura de um business case deve ser clara e objetiva, apresentando informações-chave que orientem a escolha de continuar ou não com o projeto. Para entender como montar um business case, a seguir exploramos os principais componentes de sua construção. Confira:
1. Resumo executivo
Oferece uma visão geral do projeto em poucas linhas, destacando os pontos essenciais que merecem a atenção dos decisores. Seu objetivo é apresentar uma síntese clara e objetiva do que o projeto se propõe a realizar, sem sobrecarregar com detalhes excessivos.
Elementos principais:
- Problema: apresentação do desafio ou da necessidade que o projeto visa resolver. É importante mostrar como esse problema impacta a organização ou o setor, criando uma base sólida para justificar a necessidade de mudança.
- Solução proposta: explicação da abordagem ou inovação que será implementada para resolver o problema identificado. Deve-se deixar claro como a solução é eficaz e alinhada com os objetivos da empresa.
- Benefícios esperados: destaque dos resultados que a solução trará, como aumento de eficiência, redução de custos ou melhoria no atendimento ao cliente.
- Custos: estimativa dos recursos financeiros necessários para a execução do projeto, incluindo custos de implementação e manutenção. Uma visão clara sobre os custos ajuda a avaliar a viabilidade financeira do projeto.
- Tempo de execução: definição do cronograma geral do projeto, incluindo prazos para cada fase. Isso permite que os stakeholders tenham uma ideia precisa de quando os resultados começarão a ser observados.
2. Definição do problema/estado atual
Definir claramente o problema ou oportunidade de mercado é essencial para um business case bem-sucedido. Só que não basta identificar a questão, é necessário mostrar como a ideia de produto ou serviço vai resolvê-la. Para isso, devemos:
- Identificar e articular o problema:
faça uma análise detalhada do contexto atual, utilizando dados qualitativos, métricas internas e pesquisas de mercado. Isso ajuda a compreender as lacunas ou desafios que precisam ser abordados.
- Traçar os objetivos e resultados esperados:
as metas do projeto devem ser claras e mensuráveis, como, por exemplo, “reduzir custos em 15% em seis meses”. Também é importante explicar como a solução proposta ajudará a alcançar os objetivos.
- Usar dados para embasar: pesquisas de mercado, métricas internas e dados qualitativos, como feedbacks de clientes, ajudam a validar e fortalecer a justificativa para o projeto. Isso torna o business case mais convincente e fundamentado.
3. Análise de soluções e alternativas
Ao fazer um business case, é fundamental avaliar diferentes maneiras de resolver o problema identificado. Deve-se levar em consideração:
- Custos e recursos necessários: qual é o custo envolvido em cada solução?
- Tempo de execução: quanto tempo levará para gerar resultados?
- Benefícios esperados: quais ganhos a curto e longo prazo?
- Riscos e desafios: quais são os riscos associados à implementação ou à inação?
A opção de não tomar nenhuma ação também deve ser considerada, com seus prós (economia de recursos a curto prazo) e contras (manutenção dos problemas e perda de competitividade).
A solução escolhida deve ser a mais viável, com a melhor relação custo-benefício, maior viabilidade de implementação dentro do prazo e a capacidade de mitigar riscos.
Ao demonstrar que a proposta é a mais eficaz e estratégica, o business case fortalece a tomada de decisão.
4. Plano de implementação
Nesta etapa, detalhamos um exemplo de business case prático, com os passos necessários para executar o projeto com sucesso. Eles incluem fatores importantes, como:
- Cronograma: estabeleça um cronograma detalhado com etapas críticas (milestones) e prazos realistas para cada fase do projeto.
- Recursos necessários: identifique os recursos financeiros, humanos e materiais necessários para a execução bem-sucedida do projeto.
- Impactos na operação existente: avalie os possíveis impactos no funcionamento atual da empresa e desenvolva estratégias para minimizar interrupções.
- Designação de responsabilidades: atribua responsabilidades claras para cada membro da equipe e defina líderes para áreas específicas, garantindo boa coordenação.
- Ferramentas de gerenciamento de projetos: use o Work Breakdown Structure (WBS), por exemplo, para dividir o projeto em tarefas menores, facilitando a gestão e a execução eficiente.
5. Análise financeira
É impossível montar um business case sem avaliar a análise financeira e mostrar projeções de ROI e fluxo de caixa. Para realizá-la, deve-se considerar:
- Custos: detalhar todos os custos envolvidos no projeto, como custos iniciais de implementação, custos operacionais contínuos e custos de manutenção.
- Benefícios: identificar todas as vantagens esperadas, como aumento de receita, redução de custos ou melhoria na eficiência, de forma clara e quantificável.
- Projeções de receita: com base nos benefícios identificados, deve-se apresentar projeções de receita a serem geradas pelo projeto, considerando o crescimento esperado ou a melhoria nas operações.
- Fluxo de caixa: mostrar as entradas e saídas financeiras ao longo do tempo, ajudando a visualizar o impacto financeiro do projeto.
- Retorno sobre o Investimento (ROI): deve ser calculado para avaliar o retorno que o projeto proporcionará em relação ao custo de implementação. Isso é feito dividindo os benefícios financeiros esperados (como aumento de receita ou redução de custos) pelos custos totais do projeto. Quanto maior o ROI, mais atraente a iniciativa se torna.
6. Viabilidade estratégica
Ajuda a garantir que o projeto esteja alinhado com os objetivos de longo prazo da empresa.
Também demonstra como a iniciativa contribuirá para o
crescimento sustentável e sucesso contínuo da organização.
E mais: mostra como a ideia de um novo produto ou serviço pode apoiar a empresa a cumprir suas metas e a se posicionar melhor no mercado, garantindo que os benefícios perdurem no futuro.
7. Gestão de riscos
É fundamental para minimizar impactos negativos no projeto. Para isso, é necessário fazer:
- Matriz de risco: classifique os riscos por
probabilidade e
impacto, ajudando a priorizar aqueles que requerem mais atenção.
- Identificação e impacto: identifique riscos em áreas como finanças, operações e tecnologia, e analise como eles podem afetar o cronograma, custos e resultados.
- Estratégias de mitigação: desenvolva ações para reduzir a probabilidade ou impacto dos riscos, como planos de contingência, ações preventivas e monitoramento contínuo.
Com a matriz de risco e estratégias adequadas, o projeto pode ser gerido proativamente, minimizando surpresas e garantindo sua execução bem-sucedida.
8. Métricas
São essenciais para avaliar o sucesso de qualquer projeto, fornecendo dados objetivos sobre seu desempenho. Elas ajudam a monitorar o progresso em relação aos objetivos estabelecidos e garantir que os resultados sejam alcançados.
O sucesso da iniciativa pode ser medido por
indicadores chave de desempenho (KPIs) que refletem os objetivos do projeto. Por exemplo, se a meta for aumentar a eficiência operacional, métricas como redução de custos ou tempo de processamento podem ser usadas.
Exemplos práticos:
- ROI (Retorno sobre Investimento): medir o retorno financeiro do projeto em relação ao custo de implementação.
- Aumento de receita: se o objetivo é expandir o mercado ou aumentar as vendas, a taxa de crescimento da receita é uma métrica importante.
- Satisfação do cliente: usar pesquisas de satisfação ou Net Promoter Score (NPS) para medir o impacto da iniciativa na experiência do cliente.
- Eficiência operacional: medir a redução de custos ou melhoria de processos após a implementação de novas soluções.
Dicas para um pitch de sucesso
Quando falamos em como montar um business case, o pitch deck é uma ferramenta essencial para apresentar uma proposta de forma clara e envolvente, especialmente no contexto de startups. Ele deve ser conciso, direto ao ponto e destacar os aspectos mais relevantes da proposta para atrair o interesse de investidores ou parceiros.
Para construir um pitch deck eficaz, o primeiro passo é escolher o tipo de pitch a ser adotado, pois ele define o enfoque e a forma de apresentação do projeto. Existem quatro tipos principais de pitch utilizados no mundo das startups:
- Pitch conceitual:
foca em aspectos qualitativos, abordando processos, ciclos, hierarquias e a estrutura organizacional da proposta. É ideal para explicar a filosofia ou a estratégia por trás da ideia, enfatizando como ela se encaixa no panorama maior da empresa ou do mercado.
- Pitch data driven: baseado em dados, utiliza números e estatísticas para reforçar a viabilidade da proposta. Traz informações sobre a receita prevista, indicadores de performance, projeções financeiras e análises de mercado, tornando-o ideal para quando a proposta necessita de uma abordagem mais analítica e focada em resultados tangíveis.
- Pitch declarativo:
centrado em afirmações claras e posicionamentos firmes sobre o que está sendo discutido, esse pitch é direto e assertivo. Pode ser ideal para transmitir confiança e deixar claro o que se pretende alcançar com a proposta, destacando os principais objetivos e benefícios de forma objetiva.
- Pitch exploratório: propõe novas ideias, questiona o status quo e provoca os ouvintes a refletirem e chegarem a uma solução. É ideal para despertar curiosidade e engajamento, incentivando uma abordagem mais colaborativa e aberta à inovação.
A escolha do tipo de pitch dependerá do público-alvo e do objetivo da apresentação, seja para atrair investidores, parceiros ou gerar discussão sobre novas ideias. O mais importante é que o pitch seja claro, conciso e assertivo, alinhando a proposta aos interesses e expectativas dos ouvintes.
Conte com a Play Studio para viabilizar projetos inovadores
Conforme você percebeu ao longo deste conteúdo, criar um business case é um passo essencial para a viabilização de iniciativas de inovação.
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